Księgi rachunkowe powinny być prowadzone przez jednostkę która ma prawo do jej prowadzenia w walucie i języku polskim. Warto zawsze zlecić prowadzenie księgi rachunkowej profesjonalnej firmie zewnętrznej, jaką jest biuro rachunkowe. Istotne również, by zawiadomić urząd skarbowy i  zapewnić w razie kontroli dostęp do ksiąg. Biuro rachunkowe Emax z Konina, prowadzone przez profesjonalną księgową – Ewelinę Kozanecką, kieruje swoje usługi do wszystkich zainteresowanych również prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Zapraszamy wszystkich do kontaktu.

Księgi rachunkowe – co to jest?

Księgi rachunkowe – to nic innego jak zestawienie, w skład którego wchodzą uporządkowane chronologicznie zapisy księgowe, których treścią są obroty, salda, oraz wykaz aktywów i pasywów danej firmy. Księgi powinny być prowadzone w sposób rzetelny, poprawnie i kompletnie, na bieżąco oraz bezbłędnie. Istotne jest także, aby przedstawiały stan rzeczywisty.

Co składa się na księgę rachunkową?

• dziennik – tutaj zapisujemy w chronologicznym porządku dane na temat dokonanych operacji gospodarczych. Dane te powinny być starannie numerowane w celu powiązania ich z dowodami księgowymi.
• księga główna – w niej z kolei notujemy wszystkie wykonane gospodarcze operacje. Obowiązuje tutaj metoda podwójnego zapisu. Mówi ona o tym, że każde zdarzenie które zapisujemy w księdze głównej, księgujemy również na danych jej kontaktach, następnie wprowadzamy je do kontaktów pomocniczych w analogiczny sposób co w księdze głównej.
• księga pomocnicza – jej zadaniem jest skonkretyzować oraz uzupełnić zapisy w księdze głównej.
• zestawienie obrotów i sald – przybiera formę inwentarza, ukończonego inwentaryzacją jednostek, które nie prowadziły księgi wcześniej.
• wykaz składników aktywów i pasywów – jest to nic innego jak inwentarz obejmujący pozostałe przypadki, sporządzany na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Kto musi prowadzić księgi rachunkowe?

Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. mówi o zasadach dotyczących prowadzenia ewidencji w podmiotach gospodarczych i określa które z nich muszą prowadzić księgowość przy użyciu ksiąg rachunkowych. Wśród nich są;

• spółki handlowe (kapitałowe oraz osobowe w tym spółki w organizacji) oraz spółki cywilne.
• osoby fizyczne, spółki jawne, spółki cywilne osób fizycznych, oraz spółki partnerskie jeżeli ich wartość przychodów netto ze sprzedaży produktów, operacji finansowych i towarów za ubiegły rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 2 milionów euro (równowartość oblicza się na podstawie średniego kursu NBP na pierwszy dzień roboczy października)
• jednostki organizacyjne których działanie podlega Prawu bankowemu, przepisom o obrocie papierami wartościowymi, przepisom o funduszach inwestycyjnych, przepisom o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, na temat spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych lub przepisom odnośnie organizacji i funkcjonowania funduszy emerytalnych – niezależnie od wielkości osiągniętych przychodów.
• powiaty, województwa, gminy i ich związki. Mowa tutaj również o powiatowych, gminnych i wojewódzkich jednostkach budżetowych , jak również o gminnych, wojewódzkich i powiatowych zakładach budżetowych.
• organizacyjne jednostki, które nie posiadają osobowości prawnej, poza spółkami cywilnymi, jawnymi spółkami oraz partnerskimi.
• przedstawicielstwa i oddziały zagranicznych przedsiębiorców
• pozostałe jednostki, które na realizację zleconych zadań dostają dotację czy też subwencje z budżetu państwa, funduszów celowych oraz jednostek samorządu terytorialnego.

Podmioty które nie zostały wyżej wymienione, mogą być równiezżobjęte taką formą ksiąg rachunkowych, nawet gdy nie jest to ich obowiązkiem.

Księgi rachunkowe i ich prowadzenie

Księgi rachunkowe a dokładnie ich prowadzenie, rządzi się swoimi prawami oraz zasadami, których należy przestrzegać. Ważne, by księga rachunkowa prowadzona była w chronologicznym porządku, na bieżąco, zgodnie z datami dokonywania operacji gospodarczych. Wpisy są uznawane za bieżące w sytuacji gdy:

• na ich podstawie można sporządzić sprawozdania finansowe, podatkowe deklaracje lub tez inne rozliczenia w odpowiednim dla nich terminie.
• zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej sporządzone zostają – nie później niż do 15 dnia następnego miesiąca, a za ostatni miesiąc nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym
• zapisów w rachunkowej księdze dokonujemy tego samego dnia w który miało miejsce zdarzenie.

W przypadku księgi rachunkowej poza porządkiem chronologicznym, liczy się również porządek systematyczny. Dokładne – wpisywanie danych powinno odbywać się w taki sposób, aby dało się odróżnić kategorie rachunkowe, istotne z punktu widzenia oceny majątkowej sytuacji, i finansowej kondycji przedsiębiorstwa. Do najbardziej istotnych informacji możemy zaliczyć:

• stan majątku oraz stan pieniężnych środków
• kredyty, należności oraz zobowiązania
• koszty ich uzyskania oraz przychody
• zyski oraz straty
• pozostałe dane niezbędne by określić sytuacje finansową firmy

Otwarcie i zamknięcie księgi rachunkowej

Otwarcie księgi rachunkowej następuje

• w ciągu 15 dni od momentu rozpoczęcia działalności gospodarczej
• z początkiem roku obrotowego
• od momentu zmiany formy prawnej działalności
• od rozpoczęcia postępowania upadłościowego i likwidacji

Zamknięcie księgi odbywa się adekwatnie do zdarzeń, które są niezbędne do jej otwarcia. Termin na zamknięcie księgi wynosi 3 miesiące od zaistnienia tych zdarzeń.